Sytem zarządzania procesami służy zwiększeniu dyscypliny wykonawczej w firmie, co jest niezbędne dla wzrostu jakości i efektywności funkcjonowania każdej organizacji. Wdrożenie systemu obejmuje działania prowadzące do wyodrębnienia procesów realizowanych w firmie, ich opisu i opomiarowania (KPI) oraz przypisania jednoznacznej odpowiedzialności za wynik działania procesów:
-
wyodrębnienie procesów biznesowych; mapa procesów,
-
opis poszczególnych procesów w oparciu o model SIPOC,
-
mapowanie poszczególnych procesów i ich optymalizacja,
-
wdrożenie Kart Procesów i przypisanie odpowiedzialności,
-
stworzenie procedur działania procesów i instrukcji kluczowych zadań,
-
wdrożenie narzędzi pomiaru procesów (raporty, rejestry, dane finansowe).
Wdrożenie systemu zarządzania procesami jest oparte na formule partycypacyjnej i dokonuje się w wyniku współpracy konsultanta z zespołem, powołanym przez kierownictwo firmy do wdrożenia tego systemu. Zespół spotyka z konsultantem na sesjach roboczych odbywanych w odstępach około 2-tygodniowych. Sesje mają formę jedno- lub dwudniowych warsztatów.
Wdrożenie obejmuje cztery fazy, z których każda kończy się decyzją Kierownictwa:
Faza 1 Opracowanie koncepcji działania systemu
Faza 2 Wdrożenie narzędzi systemu
Faza 3 Testowanie systemu
Faza 4 Wdrożenie systemu (procedury, audyt i kontroling systemu, szkolenia)
Zadaniem konsultanta jest:
-
planowanie pracy zespołu i przydzielanie zadań,
-
przygotowywanie narzędzi analizy i modeli myślowych,
-
wsparcie metodologiczne i materiałowe pracy grupowej,
-
formułowanie pytań i zagadnień do opracowania przez zespół,
-
moderowanie dyskusji i opiniowanie rozwiązań podczas warsztatów,
-
konsultacje telefoniczne lub drogą mailową w okresach między sesjami,
-
zapisywanie ustaleń i redagowanie dokumentów (procedura oraz szablony).
W wyniku współpracy powstaje, sprawdzona podczas testu na wybranych procesach, Ogólna Procedura Zarządzania Procesami w firmie. Ponadto wyodrębnione są wszystkie istotne procesy i przypisana odpowiedzialność za ich działanie. Wszystkie procesy są zmapowane i w miarę potrzeby przeprojektowane oraz uzgodnione z ich uczestnikami oraz klientami i dostawcami. Kadra firmy obsługująca działanie systemu zarządzania procesami (obsługa rejestrów, audyt i kontroling) jest odpowiednio poinstruowana i przeszkolona w działaniach służących jego utrzymaniu i doskonaleniu.