Sławomir Jerzy Chmiel

Kompleksowy Menedżerski Serwis

Telefon

+48 602 323 344

parkietSytem zarządzania procesami służy zwiększeniu dyscypliny wykonawczej w firmie, co jest niezbędne dla wzrostu jakości i efektywności funkcjonowania każdej organizacji. Wdrożenie systemu obejmuje działania prowadzące do wyodrębnienia procesów realizowanych w firmie, ich opisu i opomiarowania (KPI) oraz przypisania jednoznacznej odpowiedzialności za wynik działania procesów:

  • wyodrębnienie procesów biznesowych; mapa procesów,
  • opis poszczególnych procesów w oparciu o model SIPOC,
  • mapowanie poszczególnych procesów i ich optymalizacja,
  • wdrożenie Kart Procesów i przypisanie odpowiedzialności,
  • stworzenie procedur działania procesów i instrukcji kluczowych zadań,
  • wdrożenie narzędzi pomiaru procesów (raporty, rejestry, dane finansowe).

Wdrożenie systemu zarządzania procesami jest oparte na formule partycypacyjnej i dokonuje się  w wyniku współpracy konsultanta z zespołem, powołanym przez kierownictwo firmy do wdrożenia tego systemu. Zespół spotyka z konsultantem na sesjach roboczych odbywanych w odstępach około 2-tygodniowych. Sesje mają formę jedno- lub dwudniowych warsztatów.

Wdrożenie obejmuje cztery fazy, z których każda kończy się decyzją Kierownictwa:

Faza 1 Opracowanie koncepcji działania systemu

Faza 2 Wdrożenie narzędzi systemu

Faza 3 Testowanie systemu

Faza 4 Wdrożenie systemu (procedury, audyt i kontroling systemu, szkolenia)

Zadaniem konsultanta jest:

  • planowanie pracy zespołu i przydzielanie zadań,
  • przygotowywanie narzędzi analizy i modeli myślowych,
  • wsparcie metodologiczne i materiałowe pracy grupowej,
  • formułowanie pytań i zagadnień do opracowania przez zespół,
  • moderowanie dyskusji i opiniowanie rozwiązań podczas warsztatów,
  • konsultacje telefoniczne lub drogą mailową w okresach między sesjami,
  • zapisywanie ustaleń i redagowanie dokumentów (procedura oraz szablony).

W wyniku współpracy powstaje, sprawdzona podczas testu na wybranych procesach, Ogólna Procedura Zarządzania Procesami w firmie. Ponadto wyodrębnione są wszystkie istotne procesy i przypisana odpowiedzialność za ich działanie. Wszystkie procesy są zmapowane i w miarę potrzeby przeprojektowane oraz uzgodnione z ich uczestnikami oraz klientami i dostawcami. Kadra firmy obsługująca działanie systemu zarządzania procesami (obsługa rejestrów, audyt i kontroling) jest odpowiednio poinstruowana i przeszkolona w działaniach służących jego utrzymaniu i doskonaleniu.