Projekty są narzędziem wprowadzania zmian – w tym zwłaszcza zmian strategicznych – we wszystkich organizacjach oraz narzędziem uzyskiwania przychodów w tych firmach, które dostarczają klientom produkty lub usługi wytworzone w wyniku kontraktów (budownictwo, usługi szyte na miarę, agencje marketingowe, firmy tworzące oprogramowanie). Wdrożenie sytemu zarządzania projektami obejmuje zarówno ujednolicenie działań na poziomie operacyjnym (zarządzanie pojedynczym projektem), jak i na poziomie strategicznym, w tym:
-
Określenie sposobu i zasad inicjowania projektów w firmie
-
Ustalenie reguł obowiązujących kierowników projektów m.in. przy:
-
tworzeniu specyfikacji projektowej,
-
harmonogramowaniu projektu,
-
uzgadnianiu zasobów,
-
budżetowaniu projektu,
-
zarządzaniu ryzykiem,
-
zarządzaniu zmianą (wymaganiami klienta),
-
raportowaniu stanu projektu,
-
zamykaniu projektu.
-
Wdrożenie narzędzi zarządzania projektami (aplikacja IT, wzorce i szablony)
-
Stworzenie struktury wsparcia projektów (PMO, controlling projektów)
-
Stworzenie zasad zarządzania portfelem projektów (kwalifikowanie i ocena)
Wdrożenie systemu zarządzania projektami jest oparte na formule partycypacyjnej i dokonuje się w wyniku współpracy konsultanta z zespołem, powołanym przez kierownictwo firmy do wdrożenia tego systemu. Zespół spotyka z konsultantem na sesjach roboczych odbywanych w odstępach około 2-tygodniowych. Sesje mają formę jedno- lub dwudniowych warsztatów.
Wdrożenie obejmuje cztery fazy, z których każda kończy się decyzją zarządu:
Faza 1 Opracowanie koncepcji działania systemu
Faza 2 Wdrożenie narzędzi systemu
Faza 3 Projekt pilotażowy
Faza 4 Wdrożenie systemu (procedura, audyt i kontroling systemu, szkolenia)
Zadaniem konsultanta jest:
-
planowanie pracy zespołu i przydzielanie zadań,
-
przygotowywanie narzędzi analizy i modeli myślowych,
-
wsparcie metodologiczne i materiałowe pracy grupowej,
-
formułowanie pytań i zagadnień do opracowania przez zespół,
-
moderowanie dyskusji i opiniowanie rozwiązań podczas warsztatów,
-
konsultacje telefoniczne lub drogą mailową w okresach między sesjami,
-
zapisywanie ustaleń i redagowanie projektu Regulaminu Organizacyjnego.
W wyniku współpracy powstaje, sprawdzona w działaniu pilotażowym, Procedura Zarządzania Projektami w firmie uzupełniona o odpowiednie narzędzia i szablony. Ponadto kadra firmy obsługująca działanie systemu zarządzania projektami jest odpowiednio poinstruowana i przeszkolona w działaniach służących jego utrzymaniu i doskonaleniu.